¡Como crear tu propia Agencia de Viajes!

Esta semana la clase de 2AGE del IES hotel escuela recibimos la visita de Laura Baeza, la cual actualmente trabaja en el departamento de facturación de una agencia. Pero no hace mucho emprendió una aventura que por cuestiones de la vida no tuvo final feliz. Ella fundó una agencia de viajes que pasó de mayorista- minorista a minorísta. Esta aventura tuvo una duración de tres años, así́ que nos pudo contar de primera mano todo lo que necesitamos saber para crear una agencia de viajes. Ese fue nuestro primer punto del día.

Para intentarlo hacer de una forma clara seguiremos por orden todos los pasos que tiene que hacer cualquiera que quiera crear una agencia de viajes.

 Agencias de viajes Mayoristas:

Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su afianzamiento no pudiendo vender ni ofrecer su producto al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.

Para desarrollar esta actividad necesitaremos una póliza de seguro de 60101.21 euros.

Agencias de viajes Minorista:

Comercializan el producto de los agencias de viajes mayoristas vendiendo directamente al usuario turístico, o proyectan, elaboran, organizan y venden toda clase de servicios y viajes combinados al turista, no pudiendo ofrecen ni comercializar sus productos a través de otros servicios. Esta agencia de viajes es aquella que vende al público.

Para desarrollar esta actividad necesitaremos una póliza de seguro de 120,000 euros.

Agencia Mayorista – Minorista:

Son aquellas que pueden realizar simultáneamente las actividades anteriormente expuestas.

Para desarrollar esta actividad necesitaremos una póliza de seguro de 180,000 euros.

 Luego tendremos que saber que tipo de sociedad crearemos y en este punto podemos escoger entre varios tipos.

• E.I.R.L. EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA.- Es aquella empresa que se constituye legalmente con un solo propietario y la responsabilidad de sus obligaciones llegan hasta el monto de su capital suscrito y pagado. Para crear este tipo de sociedad necesitaremos una cantidad de 3,000 euros.

• S. A. SOCIEDADES ANONIMAS.- Son aquellas empresas que se constituyen legalmente con N cantidad de socios y con un monto mayor de capital según las nuevas disposiciones legales establecidas y sus obligaciones llegan hasta por el monto de su capital suscrito y pagado.

A continuación nos dispondremos a crear una cuenta bancaria a nombre de nuestra empresa para poder operar con ella. Hay empresas que tiene varias cuentas, pero de momento con una es más que suficiente.

Llegados a este punto nos dirigiremos a Hacienda, para hacer la escritura de constitución y completaremos dos modelos: el 036 y el 600.

Más tarde nos dirigiremos al registro mercantil, donde haremos la declaración consensual. De allí nos dirigiremos a la oficina de patentes y marcas, donde inscribiremos nuestro nombre y logo.

El siguiente paso a dar depende de cada comunidad Autónoma, nosotros daremos el ejemplo de la Comunidad de Madrid:

Plan de prevención de riesgos laborales y compraremos el libro de visitas (inscripción de trabajo y seguridad social)

 Terminado este paso nos dirigiremos al ayuntamiento donde solicitaremos una licencia Urbanística. Con todos estos pasos ya dados nos dirigiremos a la Ventanilla Única. Esta ventanilla fue creada para facilitar el trabajo de los emprendedores y permite hacer en unos pocos días lo que antes se tardaba meses.

La red de Ventanillas Únicas Empresariales abarca actualmente a treinta y una ciudades españolas. En la Comunidad de Madrid está disponible en Madrid y en Getafe.

http://www.ventanillaempresarial.org

Diesel, s/n


Polígono Industrial El Lomo 28906 Getafe


Tel.: 916 843 053 / 902 100 096 Fax: 916 016 924  getafe@ventanillaempresarial.org

Ribera del Loira, 56-58


28042 Madrid


Tel.: 902 181 191


Fax: 915 383 776 madrid@ventanillaempresarial.org

Llegados a este punto podemos solicitar subvenciones , que según la experiencia personal de nuestra invitada son una perdida de tiempo (Pero supongo que no para todo el mundo lo sea). A continuación pondremos algunos ejemplos:

Creación de primera empresa Jóvenes emprendedores Mujeres menores de 35 años.

En este momento es cuando comenzamos a buscar un local, que cumpla con nuestras expectativas. Cuando lo tengamos, llega el momento más esperado: Ponerlo a punto para la inspección de turismo. Esto implica:

1. Mobiliario
2. Teléfono, fax, wifi etc
3. Contratación de luz, agua, gas.

  La gestión:

Darnos de alta con los proveedores

Reposición de folletos

Darnos a conocer. Para este cometido tenemos varias opciones:

1. Online 2. Mailing 3. Buzoneo

Terminado este punto, pasó a contarnos las relaciones con los proveedores. Nos puso el ejemplo de un hotel.

Los hoteles nos dan dos grupos de tarifas: las comisionables (Estas no son otras que las que podemos agregarle nuestra comisión) y las no comisionables (En las cuales no podemos agregar nada).

Nos comentó también que los hoteles se comunican con las agencias casi siempre por fax, pasándonos toda la información de lo vendido. 

Cierre de ventas: quiere decir que no puedes seguir vendiendo las plazas que tienes acordadas con ellos, ya que por algún motivo las necesitan.

Abrimos ventas; Quiere decir que puedes vender todas esas plazas que te indican.

Extracupo: Vendiste todas las plazas que tienes acordadas con ellos y les pides vender algunas más.

Venta libre: Puedes vender todas las que quieras pero siempre llamando antes para saber la disponibilidad.

La administración:

Nos comento que ORBIS, un Programa Informático para la Gestión Comercial de las Agencias de Viajes, es bueno para las agencias pequeñas, pero que si es una gran agencias con mucho volumen de venta, el programa comienza a fallar.

En este programa es muy posible que tengamos más billetes que expediente y esto es debido a que un solo expediente puede haber comprado varios billetes. Siempre se emitirá una factura por cliente.

Este programa nos dará dos tipos de billetes los que son Low cost y los que son BCP, teniendo que escoger entre unos de ellos.

Cuando en el programa veas referida la forma de pago UATP, solo significa que el cliente paga directamente a la compañía.

Todas las facturas de este programa tienen que estar numeradas consecutivamente.

  ¡Llego el momento de las preguntas!

¿Cuanto tiempo tardaste en todo el papeleo, para montar la agencia?

Unos tres meses desde que comencé, lo que pasa es que antes de abrir al publico tienes que pasar una inspección de un técnico de turismo que mira tu local como si ya atendieras al publico y si no está todo a punto no te da la licencia. Sobre todo tiene muy en cuenta los extintores.

¿Que es lo que más se vende en las agencias de calle?

Los paquetes combinados. Es una de las cosas que mas comisión te da, puede llegar a un 20%.

¿Recomendarías a alguien una franquicia?

Para alguien que está comenzando, creo que las franquicias no son aconsejables, ya que hay que pagar una amplia suma de dinero todos los meses. Yo recomendaría que se asocie a una franquicia, que no es mas que a cambio de una pequeña suma ellos te ofrecen la posibilidad de apoyo legal y de utilizar sus tarifas pactadas.

¿Por que en tu empresa actual cuentas con dos GDS?

Los GDS no son más que motores de búsquedas, cada uno cuenta con sus propios parámetros por lo que será más fácil que el resultado se acomode a nuestra búsqueda si buscamos en más de un sitio.

¿Si montaras algo, lo harías online?

Sin duda, creo que se ahorran muchos costes y que cada vez más será la herramienta más  utilizada.

Por: Patricia Palmero

Gestión de pagos, impagos y documentación

Esta semana hemos finalizado el tema de procesos administrativos en las empresas de intermediación turística, dentro de este capitulo aprendimos sobre las distintas actividades y procedimientos que se llevan a cabo en el día a día en una empresa de intermediación, los cuales resultan de mucha importancia para el desempeño de nuestras funciones como agentes de viajes.
Reembolso: Es la cantidad que el cliente va a recuperar. Se recupera cuando no se cumple el contrato por parte del intermediario o del prestador de servicios.

       Procedimientos ante impagos

Para facilitar el cobro en caso de producirse el impago de nuestros productos y servicios, tendremos en cuenta los siguientes aspectos:

• Documentar todas las operaciones.
• Conservar los documentos de pago.
• Controlar la cuenta clientes a crédito.
• Comprobar facturas.
• Informar a los clientes de los importes adeudados.
• Enviar periódicamente los extractos de cuenta cliente.
• Generar listados de saldos próximos a vencer.

         Acciones de cuentas a cobrar:

• Listados de saldos vencidos.
• Cotejo de cuentas bancarias y caja de los importes pendientes de cobro.
• Análisis de clientes morosos.

         En caso de que el impago fuera efectivo:

• Reclamación formal de los importes adeudados.
• Negociación cara a cara.
• Medidas de lucha contra la morosidad.

 

Medios de cobro-pago

Efectivo: es la tesorería de la empresa y se recoge fundamentalmente en la caja de la empresa. Tipos:
 



Cheque: documento de pago donde el liberador ordena a una entidad bancaria que abone un determinado importe a un tercero.

Tarjetas de crédito: el importe se  anota primero en la cuenta de crédito de la tarjeta y posteriormente  se carga en la cuenta bancaria del cliente. El pago puede ser pasado un plazo o en varios plazos fraccionados, estableciendo un límite para cada deuda pendiente. El principal inconveniente que presenta este medio de pago es su coste.
 
Tarjetas de débito: las operaciones se cargan directamente en la cuenta bancaria del titular de la tarjeta.

 
Transferencia bancaria:  operación realizada por una entidad bancaria, por la que una persona ordena a su banco que tome parte de sus fondos depositados en una cuenta y los deposite en la cuenta de un tercero.

• Inconveniente —» Comisiones a la entidad bancaria
• Ventaja —» Inmediatez

Letra de cambio:  es una orden de pago recogida en un documento.

 
 
Pagaré: promesa escrita para abonar un importe prestado, más los intereses en una fecha determinada. (No hay un modelo oficial).

 

Fases de la gestión de documentación

 

Archivo: conjunto ordenado de documentos que una empresa produce, así como el lugar donde se depositan.

 

Libro de entradas y salidas: el principal objetivo del registro es el control de la documentación enviada y recibida. Está compuesto por:

Número de registro, fecha, organismo, y denominación documento. Los documentos de salida deben ser acompañados del documento resumen de la documentación enviada, organismo destinatario, fecha y firma responsable.

 

                                                                                                Bierka Bierd Pereyra

Trabajando con los procesos administrativos en las entidades de intermediación turística.

Hemos comenzado un nuevo trimestre y con ello un nuevo tema, en el tema 8 vamos a ver los diferentes procesos administrativos por los que pasa las entidades de intermediación turística, para ello debemos tener claro los siguientes conceptos:

• Proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
• Procedimiento es la forma específica de llevar a cabo un proceso o actividad. 
• Proveedores son acreedores por operaciones comerciales con los que contraemos una deuda por suministrarnos diferentes servicios o mercancías para el desarrollo de nuestra actividad.
• Servicios turísticos que debemos agruparlos por diferentes tipos: empresas de transporte, empresas de alojamiento y restauración, empresas del sector del ocio y empresas mayoristas de viajes combinados. 
• Clientes son aquellos usuarios de los servicios prestados por la empresa, derivados de su actividad principal. 

Principales procesos en las agencias de viajes, relacionados con:

• La función de producción, como diseños de viajes a la oferta y a la demanda.
• La función de mediación, como la búsqueda, conocimiento y selección de proveedores de servicios y la negociación de acuerdos comerciales con ellos.
• La función de asesoramiento, como la recogida de información , fichas de clientes e información sobre los diferentes productos y servicios.
• La función de comercialización y venta, como la elaboración de presupuestos, fichas de contratos con clientes, emisión de bonos de servicios de proveedores, cobro de servicios y recepción de reclamaciones. 

Para llevar a cabo estos procesos la agencia de viajes trabaja con una serie de documentos establecidos directamente relacionado con los procedimientos que orientan las relaciones y que  se adaptan a cada empresa. 

1. Ficha de proveedores:
2. Liquidación de comisiones con proveedores : 
3. Billing and Settlement Plan (BSP) es un sistema mediante el cual las agencias depositan en un ente recaudador todos los ingresos por ventas en transporte aéreo de un periodo. Lo tienen las agencias que cuentas con autorización correspondiente de IATA y tengan conexión con algún GDS como Amadeus.  El procedimiento para la liquidación periódica con el BSP consiste en que el agente de viajes recibe un resumen semanal de las operaciones realizadas con todas las compañías, es decir, la liquidación por ventas  y el día 15 a mes vencido el agente debe abonar las remesas recibidas mediante transferencia. (IATA tiene previsto un posible adelanto al día 10) El BSPlink es la interfaz para la gestión del BSP  que subsana errores y solicita reembolsos por errores de las compañias. 
4. Ficha de cliente:
   
5. Factura, que es aquel documento tributario que los empresarios y profesionales están obligados a emitir por la entrega de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. También se expedirá factura en caso de pagos anticipados. 
   
6. Presupuesto:
   
   
   
   
   
7. Bono de servicios o voucher es un documento de pago a crédito con valor económico y dirigido al prestador de los servicios. En el se solicita los servicios prestados comprometiéndose la agencia a su pago. A cambio de estos servicios de intermediación el proveedor concederá a la agencia una comisión.
   
8. Expediente de servicios es utilizado para la venta de servicios turísticos complejos donde se genera gran volumen de documentación tanto por parte de proveedores como del cliente. Consta de varias partes: carátula, información relativa al servicio y cliente y documentación relacionada con los proveedores de servicios.
   
   
   
   
   
   Julia Urbasos Bermejo 2ºAGE