Gestión de pagos, impagos y documentación

Esta semana hemos finalizado el tema de procesos administrativos en las empresas de intermediación turística, dentro de este capitulo aprendimos sobre las distintas actividades y procedimientos que se llevan a cabo en el día a día en una empresa de intermediación, los cuales resultan de mucha importancia para el desempeño de nuestras funciones como agentes de viajes.
Reembolso: Es la cantidad que el cliente va a recuperar. Se recupera cuando no se cumple el contrato por parte del intermediario o del prestador de servicios.

       Procedimientos ante impagos

Para facilitar el cobro en caso de producirse el impago de nuestros productos y servicios, tendremos en cuenta los siguientes aspectos:

• Documentar todas las operaciones.
• Conservar los documentos de pago.
• Controlar la cuenta clientes a crédito.
• Comprobar facturas.
• Informar a los clientes de los importes adeudados.
• Enviar periódicamente los extractos de cuenta cliente.
• Generar listados de saldos próximos a vencer.

         Acciones de cuentas a cobrar:

• Listados de saldos vencidos.
• Cotejo de cuentas bancarias y caja de los importes pendientes de cobro.
• Análisis de clientes morosos.

         En caso de que el impago fuera efectivo:

• Reclamación formal de los importes adeudados.
• Negociación cara a cara.
• Medidas de lucha contra la morosidad.

 

Medios de cobro-pago

Efectivo: es la tesorería de la empresa y se recoge fundamentalmente en la caja de la empresa. Tipos:
 



Cheque: documento de pago donde el liberador ordena a una entidad bancaria que abone un determinado importe a un tercero.

Tarjetas de crédito: el importe se  anota primero en la cuenta de crédito de la tarjeta y posteriormente  se carga en la cuenta bancaria del cliente. El pago puede ser pasado un plazo o en varios plazos fraccionados, estableciendo un límite para cada deuda pendiente. El principal inconveniente que presenta este medio de pago es su coste.
 
Tarjetas de débito: las operaciones se cargan directamente en la cuenta bancaria del titular de la tarjeta.

 
Transferencia bancaria:  operación realizada por una entidad bancaria, por la que una persona ordena a su banco que tome parte de sus fondos depositados en una cuenta y los deposite en la cuenta de un tercero.

• Inconveniente —» Comisiones a la entidad bancaria
• Ventaja —» Inmediatez

Letra de cambio:  es una orden de pago recogida en un documento.

 
 
Pagaré: promesa escrita para abonar un importe prestado, más los intereses en una fecha determinada. (No hay un modelo oficial).

 

Fases de la gestión de documentación

 

Archivo: conjunto ordenado de documentos que una empresa produce, así como el lugar donde se depositan.

 

Libro de entradas y salidas: el principal objetivo del registro es el control de la documentación enviada y recibida. Está compuesto por:

Número de registro, fecha, organismo, y denominación documento. Los documentos de salida deben ser acompañados del documento resumen de la documentación enviada, organismo destinatario, fecha y firma responsable.

 

                                                                                                Bierka Bierd Pereyra